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企业弹性工作制和旅馆式办公
2015-11-14 09:47 浣滆�咃細斯蒂文·庞斯 鏉ユ簮锛�现代物业
在过去的二十年中，随着远程办公人员数量的逐渐增加，传统的“朝九晚五”式的工作模式已经逐渐地淡出了历史舞台——越来越多的人们开始寻求更具有弹性的工作时间安排，在充分享受生活的同时，维持良好、健康的工作与生活之间的平衡关系。
时代在不断地更迭，传统的办公场所和工作时间表也在随之改变。在过去的二十年中，随着远程办公人员数量的逐渐增加，传统的“朝九晚五”式的工作模式已经逐渐地淡出了历史舞台——越来越多的人们开始寻求更具有弹性的工作时间安排，在充分享受生活的同时，维持良好、健康的工作与生活之间的平衡关系。
工作制的弹性化是当前设施管理人员面对的诸多主要改变之一，但是如果这种变更能够适应企业的长期目标并得到合理地应用，弹性工作制则能够成为强有力的成本压缩举措。尽管弹性工作制和旅馆式办公听起来更像是商业方案而非地产方案，然而——说起来容易做起来难——这种发生在地产办公场所内部的改变会极大地帮助企业降低与地产相关的成本，尤其是在当前企业地产价格飞涨的情况下，企业地产成本和后续成本毫无疑问占有着整体企业运营成本中的最大份额。
定义弹性工作制和旅馆式办公
弹性工作制使得员工可以在家或者在传统的“朝九晚五”时间范围外进行工作。旅馆式办公则是最近兴起的办公场所发展趋势——在办公场所中，办公室和办公坐席的数量将以一定的比例低于实际员工数量。员工为了实现现场办公，必须预约处于控制状态下的办公室或办公坐席，且使用时间需在预约时确定，非常类似预约旅馆和酒店。
高效的旅馆式办公程序软件可以在基于参与员工人数和每人每周的预约天数科学有效地计算、安排出办公席位的预约计划。参与预约的员工数量越大，则坐席的占用率升高，办公场所坐席满员，则其他员工的远程办公时间即得到了相应的提高——这种方式自然而然地提高了企业员工的工作灵活性。办公场所中还应设置能够容纳一至四人的小型会议室，为员工提供免打扰型的“头脑风暴”或私人谈话环境等。此外，高效办公场所的重要元素还包括打印机设备、便捷的员工间互动性、显示设备、热插拔型数据线和必要的储物间等。
这种弹性、灵活化的办公方式并非适用于所有的商业模式，在应用弹性工作制之前，我们需要对诸多方面进行全面的考量，例如企业和员工从中得到的实际收益，办公场所变化带来的管理难题和前期技术性成本等。我们需要解决的问题还包括：当前的办公场所文化是否有助于弹性工作制的施行？企业对变革和创新措施的接受程度如何？是否有相应的设施和设备来保证远程办公人员与企业的良好连接性？作为设施管理人员，我们任重而道远。
企业收益和挑战
弹性工作制和旅馆式办公的收益是十分巨大的，例如：
· 更高的员工满意度
· 整体工作效率的大幅提升
· 企业地产及相应成本的压缩
· 更高的碳排放信用值
· 更好的灾难复原性和业务连续性
在地产及相应成本的压缩方面，现行的办公场所面积标准为：在员工能够良好应用“轮岗交替式”办公策略的基础上，为每名员工150至225平方英尺（约合每名员工14至21平方米）。然而，事实上，如果应用弹性工作制和旅馆式办公模式，通过良好的设计，每名员工仅需100平方英尺（约合9.3平方米）即可实现“宽敞办公”——因为并非所有的员工都同时出现在办公场所内进行集群式工作——通过这种方式，我们即可实现地产面积的压缩，进而极大地降低企业运营成本。
为了降低建筑、设施运营对周边环境的影响，企业可以购买碳排放信用值来降低或抵消温室气体的排放量。通常，一个碳排放信用值可以抵消一吨二氧化碳。从基本上来讲，碳排放信用值的出现为企业建筑、设施运营中产生空气污染划定了货币价值。传统的办公建筑设施会因制暖、制冷、照明、电力和一般设施支持等原因消耗巨量的资源，而压缩企业地产面积即意味着更少的资源消耗。所以，我们可以这样认为：地产面积的压缩等于更少的能源和资源消耗，而能源和资源消耗量的降低即意味着碳排放量的根本性降低。
弹性工作制办公环境的另一个收益则是使整体商业运营模式向视频会议模式相适应。当一个企业无须特意制订硬性规定来迫使办公人员通过视频会议的方式降低运营成本时，那么该企业的内部文化就已经开始自然地促使人们自觉地使用这种会议方式。越来越多的视频会议代表着商务差旅活动的减弱，也就意味着碳排放量的进一步降低。
另一个可以降低、甚至消除企业碳排放量的重要元素即是使得企业办公场所具备压缩、降低员工通勤时间的能力。能够对这种企业运营和管理方式进行实际举措性支持的公司将极大地降低自身运营对周边环境带来的不良影响。
然而，在极力地降低碳排放量的过程中，企业也会面对诸多挑战，例如：
· 文化的感知性缺失
· 为便于企业对员工的管理和领导，必须对下属员工进行相应的培训
· 管理策略和工作流程的改变
· 技术设备投资、管理软件投资成本
原载于《现代物业•设施管理》2014年第9期
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