迎接瞬息万变的现代工作环境

　　原载于《现代物业·设施管理》2017年第4期
 

　　如同出版业、租车业和音乐发行业一样，企业房地资产(CRE)行业正处在一个风起云涌的变革时代。工作环境设计正和其他行业的商业模式一道，逐渐成为一种高效、即时、消费者导向的服务。

　　是什么导致了企业房地资产面临如此巨大的变革?依我看，变革的主要驱动力在于以下三点：

　　首先，现代工作模式已经发生了较大变化。“工作-生活平衡”已逐渐演化为“工作-生活融合”，亦即工作和生活娱乐可以同时在办公室进行。越来越多的员工正在寻求一种新的工作方式以弥补繁重工作带来的生活感缺失。

　　其次，企业房地资产本身也在不断革新。许多企业已不再长年累月地租下整层或整栋大楼，其办公室租赁模式变得非常灵活。单就美国来说，即使在房地产行业非常成熟的地区，弹性工作空间市场仅在去年就增长了近10%。[1]

　　最后，办公室环境已逐渐演变为一种员工体验，这也是各大企业在人才争夺战中非常重视的一点。许多与时俱进的企业一般会将员工的娱乐和健康需求视为一种与工资薪酬同等重要的福利。而更为丰富多样的办公环境体验也将为企业带来更好的效益，更充足的人才储备及更高的员工积极性。[2]

　　办公环境：深远的变革

　　100多年前的乡村经济体制下，大部分劳务是由许多工匠和自由职业者结群共同完成的。现代企业办公环境则是工业革命后的产物。在那个时代，企业组织结构和办公室整体设计的变化见证了公司的组织行为模式由简单的流水作业渐进到结构膨胀、变革缓慢、决策过程冗长的巨型企业模式。传统的办公楼为了配合企业由上而下的线性管理流程，一般都设计成等级森严的小隔间，公司高层常坐在四角两面临窗的办公室中。在单线程的管理模式下，这种设计无疑是十分有效的。

　　但在信息时代，企业组织结构多为事业部形式的矩阵结构，大型企业往往很难适应资源调配和高层决策的频率，而没有跟上市场节奏的企业注定将被无情淘汰。统计显示10年前的《财富》世界1000强企业有70%在今天被模式更为灵活的企业所取代。[3]

　　在瞬息万变的市场环境下，集中制的办公设计很显然已非时代主流。10-15年的长期租约以及传统的办公室设计缺乏根本的灵活性，已成为现代企业成功的掣肘。如果公司和地产开发商忽略了现代企业的办公需求，未来终将无法在市场中立足。

　　工作模式：随处可办公

　　灵活机动的工作小组使企业能够更为迅速和高效地应对新时代的机遇和挑战。根据麻省理工学院(MIT)的一项研究报告，运营模式更为灵活的公司在利润增长方面要比更为教条的公司高37个百分点。[4]

　　灵活的工作模式同样会影响员工个人。以往企业的员工总是按时上下班，重复着一些在外也能进行的简单工作;而现在的员工则更倾向于具有自由性和选择性的工作，避免一天到晚坐在自己的办公桌前。这是一种提高效率的机会：如果能对“上班时间”进行重新定义，办公空间分配可与时俱进，则能更好地照顾到员工的个人需求、职责和偏好。

　　现代员工大多渴望自己的工作即是一种生活方式，而不是一种背负的责任：他们不再将工作和生活视为两个分割的时间段。尤其是千禧一代，在工作态度的转变上更是惊人的一致，他们之中有88%的人会选择价值观跟自己相近的公司。[5]

　　反过来，雇主也在努力完善办公环境，使其能更好地体现企业自身的价值观，吸引优秀员工留驻企业。这要求办公室能够成为一个互相交流和合作的平台——能够提供员工在家或者在咖啡馆办公享受不到的设施、服务和福利之便。

　　人才争夺：日趋成熟化

　　办公室已不再是员工必去的地方，它应该是员工想去的地方。许多公司逐渐发现精心布置的办公环境能兼顾员工的工作和生活，同时激发员工的创造力、合作能力和生产力。其结果是员工越来越离不开公司。

　　传统的激励方式，像晋升机制、给予位置较好的角落办公室或者养老金计划，已慢慢丧失作用或变得无关紧要。像“玻璃门”(Glassdoor，美国一家企业点评与职位搜索的职场社区)和脸书(Facebook)这样的网络平台让每家公司员工的工作环境质量变得更透明。这些公布在网络上的公司文化和工作环境的剪影使得好的公司能够脱颖而出，吸引更多人才为之效力。

　　良好办公环境的正效应

　　那么什么样的办公室会让人们乐享其中呢?积极健康的办公环境又是如何建立的呢?

　　如果将办公场所视为一种产品，设计师们会通过观察体验者对新产品的反映及反馈去考察产品设计是否成功。那么可否将实景体验作为企业房地资产的一种辅助设计方法呢?测试者对不同实景空间做出的反应能很好地运用于办公场所设计之中。如果企业房地资产想要创造一种灵活多变而又利于合作的工作环境，不妨先考察一下初创企业。

　　空间上，许多初创企业会选择一种自然的、利于分工合作的工作环境，这有利于配合初创企业灵活多变和成本节约的经营策略。

　　隔壁办公室若能允许员工工作之余免费小酌并享受点爵士乐曲，加班也将不再那么沉重乏味。 这种“活动型”的工作环境能使员工的业绩提高16%。[6]企业高层追求的按需服务工作环境也在逐渐成型。许多公司正在将共享空间和服务嵌入甲级摩天大楼中，使自身能够提供全方位酒店式的温馨服务。

　　7个步骤改变传统工作环境

　　世界变化的节奏或许将比现在更快。随着开发商对工作性质有更深了解，对使用者的偏好和习惯更为熟悉，工作场所的设计也需要跟上时代步伐。这里谨提出7点建议，以求通过改变工作环境来改善员工生活质量并使企业房地资产策略更为灵活。

　　1、提倡自由选择。不要盲目迫使所有员工都接受多变的环境。最好的方式是辨别何种工作确实需要较为私人的办公室和较为固定的位置;何种工作又更适应“活动型”的工作环境布置。如果需要将办公桌布置得较为不固定，那么办公室需要提前打造各种空间以满足员工的团队合作、讨论教学、创意创新和业余娱乐。这样的环境如同校园一般，让员工可以最大限度地自由选择最适合的办公地点。

　　2、内嵌健身设施。员工健康计划一直是公司最为重视的问题，但目前为止仅有很少的公司能够从基层做起，扎实地将员工健康计划体现在办公场所的设计之中。像可站可坐的直立办公桌以及楼梯等小型的(一般成本不算高)介入式设计可以促进员工的日常运动。内嵌的小型健身房更能够彰显企业的健康文化，让企业在房地资产实践中独树一帜。

　　3、移植自然景观。自然景观和直达外界的开放空间可不仅仅是放松员工心情那么简单。有效的日光照射和雅致的植物盆景能潜移默化地提升员工绩效。事实上自然景观可以促进员工的业绩提高约6%，并使他们的创造性提高15%。[7]

　　4、设立中央餐厅。像家庭聚餐一样，用餐时间如果员工聚在一起，组内的沟通和合作会变得更为顺畅。精心布置的餐厅会使大家更乐于在一起分享用餐的喜悦，而非独自一人。值得一提的是，如果员工能自由选择菜式，或者公司与附近餐馆或饮食机构有合作的话，用餐也许会变得充满乐趣和惊喜。

像家庭聚餐一样，用餐时间如果员工聚在一起，组内的沟通合作会变得更为顺畅

　　5、重新审视现存设施。工作空间的革新并不完全意味着高花费和大手笔。在许多情况下，对现有空间只需稍加改造，如除去一面隔断，添设一小间厨房，或将行政办公室改造为大家可以共用的会议室，均可达到事半功倍的效果。

　　6、基于数据改造。办公室环境是否得当现在已无须建立在观察竞争对手的设计之上。无线电信号和各类传感器早已能为办公环境设计提供即时、长期的跟踪数据。有了数据作为支持再加以有效整合，楼宇的日常使用模式可以在网上一目了然地看到，从而为更进一步的办公环境改良提供借鉴。

　　7、向开发商请求。较为超前的开发商致力于将按需服务和福利设施融入大楼之中，以达到一种全方位服务的酒店式效果，让寻求按需服务工作环境与传统长期租赁的业主都能找到合适的工作区域。同时开发商还需重新定义“开发商-运营商-业主”的服务模式，要追求工作空间自由、服务贴心、内部设施齐全与服务共享，以迅速适应不断变化的商业需求。

　　注释：

　　[1]http://www.instantoffices.com/en/how-we-can-help-you/guides-and-reports/us-flexible-workspace-review-2016

　　[2] https://www.fastcompany.com/3065735/making-your-workplace-work/office-matters

　　[3] https://rallyteam.com/enterprise-agility/enterprise-agility-three-ways/

　　[4]Ibid.

　　[5] PwC, Millennials at Work: Reshaping the Workplace (2011): p. 4.

　　[6]Telsyte. “From Hot Desks to the Connected Office, Activity-Based Working is Driving Business Outcomes.” 2015.

　　[7]http://www.sbfi.com/workplace-design-trends-2017#sthash.mWtziy5v.qnv0t9ZJ.dpbs

　　作者简介：

　　克里斯托弗·凯利(Christopher Kelly)是Convene公司的总经理兼联合创始人。Convene公司是一家专注研究服务、餐饮、科技与人本设计以改善工作环境体验的公司。克里斯主管设计创新、成长管理及品牌拓展，以及协助公司的价值文化建设与策略规划。

　　（本文由全球企业房地资产与设施管理协会(CoreNet Global)特别供稿；翻译/思骏）